Privacyverklaring

Vertrouwen laat zich niet tekenen

Een handtekening onder een overeenkomst is belangrijk.

Maar het echte vertrouwen ontstaat veel eerder.

Op het moment dat een ondernemer vertelt waar hij wakker van ligt. Welke implementatie is mislukt. Welke leverancier hij niet meer vertrouwt. Welke beslissing spannend is.

Dat soort gesprekken voeren we iedere dag.

Daarom vinden we dat zorgvuldig omgaan met informatie geen juridische verplichting. Het hoort gewoon bij fatsoenlijk samenwerken.

We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om je goed te helpen. We leggen uit waarom. We bewaren ze niet langer dan nodig. En we verkopen je gegevens nooit.

Dat is geen belofte voor deze pagina. Dat is hoe we werken.

In het kort

Als je weinig tijd hebt, is dit de samenvatting:

• We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening.
• We verkopen of verhuren persoonsgegevens nooit.
• We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze opdracht of wanneer de wet dat verplicht.
• We werken met zorgvuldig geselecteerde leveranciers.
• AI gebruiken we alleen als hulpmiddel, nooit als vervanging van menselijk oordeel.
• Je houdt altijd de regie over je eigen gegevens.

Wie zijn wij?

Proposo B.V.

Hogerlustlaan 16
1191 CM Ouderkerk aan de Amstel
KvK: 83281177
E-mail: info@proposo.com
Website: https://www.proposo.com

Proposo B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

Wat je met ons deelt

Afhankelijk van onze samenwerking kunnen wij onder andere verwerken:

• naam- en contactgegevens;
• bedrijfs- en functiegegevens;
• correspondentie;
• afspraken;
• gespreksnotities;
• transcripties;
• informatie over je organisatie;
• informatie die je zelf met ons deelt.

Wij vragen nooit meer informatie dan nodig is.

Waarom we hierom vragen

Wij verwerken persoonsgegevens omdat:

• je contact met ons opneemt;
• je een afspraak plant;
• we een offerte of overeenkomst opstellen;
• we een opdracht uitvoeren;
• we de juiste onafhankelijke expert selecteren;
• we onze dienstverlening verbeteren;
• we aan wettelijke verplichtingen moeten voldoen;
• je een nieuwsbrief wilt ontvangen.

De wettelijke grondslag hiervoor is steeds één of meer van de volgende:

• uitvoering van een overeenkomst;
• jouw toestemming;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang.

Met wie we informatie delen

Soms is het nodig om gegevens te delen.

Bijvoorbeeld met:

• een onafhankelijke expert die jouw opdracht uitvoert;
• leveranciers die onze dienstverlening ondersteunen;
• overheidsinstanties wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

Iedere expert waarmee wij samenwerken heeft een geheimhoudingsverplichting.

Wie ons helpt

Wij maken gebruik van gespecialiseerde leveranciers, waaronder:

• Odoo
• Microsoft 365
• Google Workspace
• Webflow
• CalendarHero
• Adobe Acrobat & Adobe Sign
• Granola
• Google Analytics
• Google Ads
• LinkedIn Insight Tag

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor passende wettelijke waarborgen gelden, zoals de Europese Standard Contractual Clauses of een adequaatheidsbesluit.

AI gebruiken we bewust

AI helpt ons sneller werken.

Niet om mensen te vervangen.

Wij gebruiken AI bijvoorbeeld voor:

• samenvattingen;
• analyses;
• structureren van informatie;
• voorbereiden van documenten.

Waar mogelijk beperken of anonimiseren wij persoonsgegevens voordat AI wordt ingezet.

Belangrijke adviezen en besluiten worden altijd door een mens beoordeeld.

Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor je heeft.

Wat we nooit doen

• We verkopen persoonsgegevens.
• We verzamelen gegevens zonder duidelijk doel.
• We delen gegevens zonder goede reden.
• We laten AI zelfstandig beslissingen nemen over klanten.
• We bewaren gegevens langer dan nodig.

Cookies

Onze website gebruikt functionele, analytische en — na toestemming — marketingcookies.

Voor analytiek gebruiken wij Google Analytics.

Voor marketing kunnen Google Ads en LinkedIn Insight Tag worden gebruikt.

Je kunt je cookievoorkeuren altijd aanpassen via onze cookiebanner.

Hoe lang we gegevens bewaren

| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen | 12 maanden |
| Kennismakingen | 24 maanden |
| Offertes | 24 maanden |
| Projectdocumentatie | 5 jaar |
| Klantdossiers | 7 jaar na einde samenwerking |
| Financiële administratie | 7 jaar |
| Nieuwsbrief | Tot uitschrijving |
| Experts & leveranciers | Zolang noodzakelijk |
| Sollicitaties | 4 weken of 1 jaar met toestemming |

Beveiliging

Wij beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeveiliging, versleutelde verbindingen, tweefactorauthenticatie waar mogelijk en beperkte toegang voor medewerkers en experts.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• gegevens in te zien;
• gegevens te corrigeren;
• gegevens te verwijderen;
• bezwaar te maken;
• toestemming in te trekken;
• gegevens over te dragen wanneer de wet dat toestaat.
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mail hiervoor naar privacy@proposo.com.

Wij reageren uiterlijk binnen één maand.

Nog een vraag?

Misschien heb je deze hele pagina niet gelezen.

Dat begrijpen we.

Maar als je wilt weten hoe wij in jouw specifieke situatie omgaan met persoonsgegevens, neem gerust contact op.

We leggen het liever persoonlijk uit dan dat we ons verschuilen achter juridische taal.

Dat past beter bij hoe we werken.

Tot slot

Vertrouwen ontstaat niet doordat je zegt dat je zorgvuldig bent.

Vertrouwen ontstaat doordat mensen merken dat je zorgvuldig bent.

Dat geldt voor softwareadvies.

En net zo goed voor persoonsgegevens.

Daar proberen we iedere dag naar te handelen.