ERP-eisen verzamelen zonder je oude rommel mee te nemen

Bijgewerkt op:

16 July 2026

Voordat je met een leverancier praat: zo voorkom je dat je eisenlijst een foto is van je oude systeem, in plaats van een blauwdruk voor het nieuwe.

Je zit met je eigen mensen om tafel. Er is nog geen leverancier in beeld, nog geen demo gepland. Je wilt eerst zelf helder krijgen wat je precies nodig hebt. Iedereen vertelt hoe het nu gaat: hoe de inkoop wordt gecheckt, hoe de planning wordt bijgesteld, hoe de administratie de facturen matcht. Na een paar weken ligt er een dik document. Het voelt grondig. Het voelt als huiswerk dat goed is gedaan.

En toch is dit precies het moment waarop veel ERP-trajecten al misgaan, weken of maanden voordat er ook maar één pakket ter sprake komt.

Want wat je net hebt opgeschreven, is niet altijd hoe je bedrijf zou moeten werken. Het is vaak hoe je bedrijf werkt omdat het oude systeem iets niet kon. Neem je dat over in je eisenlijst, dan stuur je straks elke leverancier de verkeerde kant op, nog vóór er één gesprek is gevoerd.

Wat niemand je vertelt over eisen ophalen

Een paar dingen die zelden hardop gezegd worden in deze fase, omdat er nog geen leverancier bij betrokken is om ze te verzwijgen, maar wel omdat niemand er intern bij stilstaat:

Je huidige werkwijze is vaak een lapmiddel, geen bedrijfsregel. Die handmatige controle elke vrijdag, die extra Excel naast het systeem, die goedkeuring die "erbij is gekomen": negen van de tien keer is dat ontstaan omdat het oude pakket iets niet automatisch deed. Niet omdat de wet of de klant het vraagt.

Een dik document voelt grondig, maar is vaak alleen een foto. Het legt vast wat er nu gebeurt. Het zegt niets over wat er zou moeten gebeuren als de beperking van vroeger wegvalt.

Wie je dit vraagt, bepaalt wat je antwoord krijgt. Vraag je iemand hoe het proces nu loopt, dan krijg je een beschrijving van de huidige stappen. Vraag je diezelfde persoon wat het proces zou moeten opleveren, dan krijg je een heel ander antwoord. De meeste eisentrajecten stellen alleen de eerste vraag.

Deze fase gaat over wat je vraagt aan leveranciers, niet over wat een leverancier aan jou verkoopt. Zodra je eisenlijst klaar is, bepaalt die welke pakketten überhaupt op je shortlist komen. Een eisenlijst vol littekens trekt de verkeerde leveranciers aan, en sluit misschien wel de beste optie uit voordat je hem gezien hebt.

Bedrijfsregel of litteken van het oude systeem?

Het onderscheid dat hier echt toe doet: is een stap een bedrijfsregel (iets wat je klant, je wet, of je eigen strategie vraagt) of een litteken (iets wat je alleen doet omdat het oude systeem geen andere weg liet)?

Als je alleen documenteert hoe het nu gaat, win je nu tijd. De eisenlijst is snel klaar en je kunt beginnen met leveranciers benaderen. Maar je verliest de kans om vooraf te sturen op verbetering, en je shortlist wordt gevuld met pakketten die toevallig goed zijn in het nabootsen van je oude beperking, niet met pakketten die het beste passen bij waar je naartoe wilt.

Kies je ervoor om dat onderscheid vooraf te maken, dan kost dat een paar extra gesprekken vóórdat er één leverancier is uitgenodigd. Maar je voorkomt dat je eigen eisenlijst de verkeerde pakketten aantrekt, en de juiste al bij voorbaat afschrikt.

Een concreet voorbeeld: een magazijnteam bij een technische groothandel dat binnenkomende goederen handmatig telt en aftekent tegen een uitgeprinte paklijst, omdat het oude systeem geen scanner ondersteunde. Komt die stap als eis op de lijst, dan ga je actief op zoek naar pakketten die dit papieren proces "goed ondersteunen". Terwijl scanning bij vrijwel elk modern pakket standaard is. Je sluit dus zonder het te weten een groot deel van de markt uit, om iets te behouden dat je helemaal niet zou moeten willen behouden.

Wat het je kost als je dit overslaat

Een verkeerd gerichte eisenlijst kost je niet pas geld bij de implementatie. Hij kost je al bij de selectie. Leveranciers die perfect scoren op jouw littekens, scoren vaak juist slecht op waar je bedrijf over drie jaar staat. Je kiest dan het pakket dat het beste is in het digitaal namaken van je huidige rommel, in plaats van het pakket dat je het verst vooruit helpt.

In de praktijk zien we dat bedrijven die hun eisenlijst niet vooraf toetsen op dit onderscheid, achteraf 1 op de 3 gestelde eisen alsnog laten vallen zodra ze het gekozen pakket beter leren kennen. Dat is niet alleen tijdverlies. Het betekent vaak dat de selectie deels overnieuw moet, of dat er alsnog wordt bijgestuurd via dure aanpassingen achteraf, precies de maatwerkkosten die je had kunnen voorkomen door dit eerder scherp te krijgen.

"Ik vraag bedrijven altijd: als je vandaag met een schone lei kon beginnen, zonder je huidige systeem, zou je dit dan nog zo doen? Bij een groothandel die ik begeleidde, bleek de helft van hun 'harde eisen' eigenlijk aanpassingen aan een systeem dat over een half jaar toch zou verdwijnen. Ze waren hun eigen beperking aan het uitschrijven als wensenlijst."

Waar sta je over drie jaar met deze eisenlijst?

Niet: sta je over drie jaar nog achter deze keuze. Wel: heeft deze eisenlijst je bij de juiste leveranciers gebracht, of bij leveranciers die toevallig goed waren in jouw specifieke ongemak van vandaag?

Een eisenlijst die vooral je huidige werkwijze beschrijft, brengt je bij pakketten die daarop zijn afgestemd. Die pakketten voelen dan herkenbaar aan in de demo, wat een schijnzekerheid geeft. Maar herkenbaar is niet hetzelfde als geschikt voor waar je over drie jaar wilt staan.

Niets doen aan dit onderscheid kost ook iets: een langere selectieprocedure omdat je steeds terug moet naar de tekentafel, en een team dat teleurgesteld raakt in een pakket dat eigenlijk precies deed wat er gevraagd was, alleen was er verkeerd gevraagd.

Vijf vragen om zelf te stellen, voordat je een leverancier uitnodigt

Je hoeft hiervoor geen consultant in te huren. Loop deze vragen na bij elke regel op je eisenlijst, vóórdat het eerste leveranciersgesprek gepland staat:

Zou een klant of toezichthouder dit ook eisen als ons systeem er niet was?
Bestaat deze stap om een grens van het oude systeem op te vangen, of om een echte bedrijfsreden?
Wie heeft dit ooit goedgekeurd als beleid, of is het er gewoon "bij gekomen"?
Sluiten we hiermee pakketten uit die het beter zouden kunnen, puur omdat ze het anders doen dan wij gewend zijn?
Als we dit weglaten, welke leveranciers komen er dan wél in beeld die nu buiten de boot vallen?

Als je bij een regel drie keer of vaker twijfelt, staat er waarschijnlijk een litteken op je lijst in plaats van een bedrijfsregel. Haal hem eruit vóórdat je leveranciers uitnodigt, niet pas als er al één aan tafel zit.

Deze vraag komt later in je traject overigens nog een keer terug, in een andere vorm. Zodra je wél een leverancier aan tafel hebt en die voorstelt om een module aan te passen aan hoe je het nu doet, speelt precies hetzelfde onderscheid. Lees dan ERP maatwerk of standaardsoftware: hoe je deze keuze goed maakt voor die volgende stap.

Plan onafhankelijk advies · of neem contact op als een gesprek nu nog te vroeg voelt.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of onze huidige werkwijze een bedrijfsregel is of een litteken van het oude systeem?

Vraag bij elke regel: zou een klant, een toezichthouder of onze eigen strategie dit ook eisen als ons huidige systeem niet bestond? Zo niet, dan is het waarschijnlijk een litteken.

We hebben al een shortlist met leveranciers. Is dit dan nog relevant?

Zeker. Leg je huidige shortlist naast deze vijf vragen. Als de shortlist vooral is samengesteld op basis van littekens, kan het de moeite waard zijn om hem te verbreden voordat je verder gaat.

Kan ik dit zelf doen, of heb ik daar iemand extern bij nodig?

De vijf vragen hierboven kun je zelf met je team doorlopen. Twijfel je of jullie eisenlijst objectief genoeg is, dan helpt een blik van buiten. Ik kijk daar in het eerste gesprek gratis 30 minuten naar mee.

Hoe weet ik dat Proposo hier zelf geen belang bij heeft?

Ik verkoop geen ERP-pakketten en ontvang geen commissie van leveranciers. Als jouw eisenlijst prima in orde is, zeg ik dat ook gewoon.