Het complete stappenplan voor een zorgvuldige ERP-keuze
Het volledige stappenplan voor een ERP-keuze zonder spijt. Inclusief partnerkeuze, echte kosten en het moment waarop wachten slimmer is.
Je was eerder op zoek naar "Het beste ERP" en hebt toen keurig het stappenplan gevolgd. Processen in kaart, drie demo's gezien, offertes vergeleken. Op papier deed je alles goed.
En toch liep het mis. Zes maanden na de handtekening werd duidelijk dat het systeem paste bij de demo. Aan jouw bedrijf was nooit gedacht.
Dit stappenplan is anders opgebouwd. De vorige stappen waren op zich niet fout. Er ontbraken stappen die geen enkele leverancier je ooit zal aanraden.
Wat niemand je vertelt voordat je een leverancier belt
Vier dingen die zelden hardop gezegd worden.
Een goed proces kiest niet automatisch het goede pakket. Je kunt je processen perfect in kaart brengen en alsnog verkeerd kiezen, als de partner die het bouwt geen match is.
De implementatiepartner is minstens zo belangrijk als het pakket. Twee bedrijven met hetzelfde ERP-systeem kunnen totaal verschillende ervaringen hebben, puur door wie het heeft ingericht.
Je eerste indruk van een leverancier is een verkooptechniek, geen voorspelling. De vriendelijke accountmanager die nu meedenkt, is vaak niet degene die over acht maanden je project draait.
Wachten is soms de beste zet. Niet elk bedrijf dat een ERP overweegt, is er ook klaar voor. Een half jaar uitstel kost minder dan een verkeerd gekozen systeem.
De afweging: pakket versus partner
De meeste stappenplannen laten je kiezen tussen systemen. Ze vergeten de vraag die er minstens zo toe doet: wie gaat het implementeren?
Kies je voor het pakket met de beste naam, dan win je vertrouwen bij je team. Maar als de implementatiepartner een junior op je project zet, verlies je dat vertrouwen binnen drie maanden weer.
Stel deze vragen aan elke implementatiepartner, niet alleen aan elke leverancier:
- Wie zet u het komende jaar concreet op ons project? Vraag om namen, niet om functietitels.
- Wat doet u als de scope tijdens het project groeit? Een partner die hier omheen draait, laat je later betalen voor zijn eigen onduidelijkheid.
- Blijft u betrokken na livegang, of stopt de relatie zodra het systeem draait?
- Durft u nu al te zeggen wat wij niet moeten willen?
Die laatste vraag is de belangrijkste. Een partner die alles kan en alles wil, is zelden eerlijk. Een partner die zegt "dat raad ik u af, en hier is waarom", verdient meer vertrouwen dan een partner met de beste demo.
Wat wij in de praktijk zien: bedrijven die zich vooral richten op de software en nauwelijks aandacht hebben voor de selectie en de bepalende rol van de partner. Deze bedrijven betalen vaker de rekening voor die onjuiste focus. Een partner die past bij jouw sector en jouw grootte, bepaalt minstens zo veel over het resultaat als het pakket zelf.
De vragen die je liever niet stelt
Wat kost het echt? Voor een bedrijf van 20 tot 100 medewerkers reken je op €80.000 tot €350.000 totaal, over de volledige looptijd. Licenties zijn daarin zelden de grootste post. Implementatie is dat wel: reken op €30.000 tot €200.000, afhankelijk van hoeveel maatwerk je vraagt. Volledige uitsplitsing: Wat kost een ERP-systeem echt?
Wat zijn de verborgen kosten? Datamigratie kost naar onze inschatting bijna altijd meer tijd dan geraamd. Interne uren van je eigen team, naar schatting enkele honderden uren bij een middelgrote implementatie, staan nergens in de offerte van de leverancier.
Wat is het risico op vendor lock-in? Hoe meer maatwerk je vraagt, hoe vaster je zit aan die ene implementatiepartner. Elke systeemupdate moet het maatwerk opnieuw worden getest, soms opnieuw gebouwd. Vraag vooraf: wat gebeurt er met ons maatwerk als wij ooit van partner willen wisselen?
Wanneer is een ERP-traject nog géén goed idee? Als je huidige processen intern nog niet helder zijn. Als niemand in je team de tijd en de bevoegdheid heeft om het project te trekken. Als je het budget voor de implementatie mist, ook al kun je de licentiekosten wel betalen. In die situaties is de winst kleiner dan het risico. Wachten kost dan minder dan doorzetten.
Meer over de fouten die dit soort trajecten laten ontsporen: de 5 duurste fouten bij ERP-selectie. En voordat je eisen op papier zet: ERP-eisen verzamelen zonder je oude rommel mee te nemen.
