Geen herhaling van zetten

VpG Techniek werkte al vijf jaar met een HR-systeem. In theorie kon het veel. In de praktijk werd het vooral gebruikt voor salarisadministratie en een paar basisfuncties. Workflows waren nooit goed ingericht, selfservice ontbrak en koppelingen met andere systemen waren er niet.

‍

Dat zorgde niet alleen voor extra handwerk, maar ook voor frustratie. Medewerkers en managers zagen weinig toegevoegde waarde. De organisatie wilde koste wat kost voorkomen dat een volgende HR-keuze opnieuw zou stranden in goede bedoelingen.

‍

Tegelijk was er flinke tijdsdruk. Voor een soepele overgang van de salarisadministratie per 1 januari 2026 moest het besluit vóór eind september vallen.

‍

“Als je zo’n ingrijpende keuze maakt voor je bedrijfsvoering en je medewerkers, dan moet je het duurzaam doen en in één keer goed. Ik wilde per se voorkomen wat bij de vorige implementatie is gebeurd.”
— Bianca Klerk, HR-manager bij VpG Techniek

‍

Een andere start van het gesprek

VpG Techniek klopte bij Proposo aan met een concrete vraag. Michiel van Galen, eigenaar en algemeen directeur van VpG Techniek, zocht hulp bij de implementatie van AFAS. In plaats van direct in te zoomen op de ‘hoe en wie’, stelde Dennis eerst een wedervraag:

“Weet je zeker dat AFAS voor jullie de juiste keuze is?”

‍

Die vraag zorgde voor twijfel -  en precies dat was de bedoeling. Niet omdat AFAS per definitie geen goede oplossing zou zijn, maar omdat de keuze onderbouwd moest zijn. Zonder aannames. Zonder leveranciersdruk.

‍

Voor VpG Techniek was dit het moment waarop duidelijk werd dat er echt vanuit hun belang werd meegedacht. Niet eerst implementeren en later repareren, maar eerst begrijpen en dan pas beslissen.

‍

‍

De juiste expert, op het juiste moment

Vanuit Proposo werd HR-expert Tom van der Valk aan VpG Techniek gekoppeld. Tom heeft ruim 15 jaar ervaring met het selecteren, implementeren en optimaliseren van HR-systemen. Hij werkt volledig onafhankelijk en vertegenwoordigt geen enkele leverancier.

‍

Precies die onafhankelijkheid was cruciaal. Er was simpelweg geen ruimte voor een traject met tunnelvisie of verborgen voorkeuren.

‍

‍

In twee weken naar een gedragen besluit

Normaal gesproken duurt een HR-selectietraject maanden. VpG Techniek had die tijd niet.

‍

“De deadline van 1 januari was heilig voor de salarisverwerking. Als je die mist, loop je direct een jaar vertraging op.” — Tom van der Valk

‍

Tom werkte daarom met een strak gestructureerde aanpak. In twee werksessies bracht hij: - de huidige situatie helder in kaart - de gewenste toekomst scherp. Op basis daarvan werkte hij drie scenario’s uit: 

1. ‍Niets doen en de consequenties accepteren
2. ‍Het huidige systeem beter implementeren
3. ‍Overstappen naar AFAS

Geen appels met peren, maar eerlijke vergelijkingen. Inclusief financiële impact, risico’s en benodigde capaciteit. Die structuur gaf de directie precies wat nodig was om snel te besluiten.

‍

“Binnen de directie was de urgentie al voelbaar. Dit hielp om het gesprek concreet te maken en ook echt een besluit te nemen.” — Bianca Klerk

De totale doorlooptijd: twee weken.

‍

‍

Van besluit naar uitvoering

Na het besluit hielp Tom ook bij het vinden van een geschikte implementatiepartner. Dat was geen eenvoudige opgave, zeker gezien de drukte in de markt aan het einde van het jaar. Door zijn ervaring en netwerk kon Tom toch snel schakelen, waardoor de strakke planning haalbaar bleef.

‍

De implementatie werd bewust gefaseerd opgezet:

• ‍Fase 1: salarisadministratie per 1 januari 2026‍
• Fase 2: workflows en selfservice later in het jaar

‍

Zo bleef de overgang beheersbaar voor de organisatie.

‍

‍

Samenwerken zonder ruis

De samenwerking met Tom werd als zeer prettig ervaren.

“Ik was echt onder de indruk van de snelheid en hoe hij aansluiting vond binnen onze organisatie. Hij denkt mee en maakt het begrijpelijk.” — Bianca Klerk

‍

Volgens Tom zelf was dat essentieel:

“Mijn rol was niet om AFAS te verkopen of tegen te houden, maar om het verhaal helder te maken. Begrijpelijk voor de directie, met alle risico’s, investeringen en consequenties op tafel.”

‍

Wat het VpG Techniek opleverde

Het traject resulteerde in:

• Een onderbouwd HR-besluit binnen twee weken
• Een heldere businesscase met drie scenario’s
• Objectief advies zonder leveranciersbelangen
• Documentatie van alle keuzes voor toekomstig gebruik
• Een realistische, gefaseerde implementatieaanpak

‍

“Als ik kijk naar wat er nu in een halfjaar staat, is dat meer dan wat er in de vijf jaar daarvoor is gebeurd.” — Bianca Klerk

‍

Daarnaast dwong het nieuwe systeem VpG Techniek om breder vooruit te kijken. Er liggen inmiddels een nieuw verlofbeleid, zzp-beleid en aangepaste vergoedingen voor buitendienstmedewerkers.

‍

Sneller besluiten, beter onderbouwd

De manier van werken heeft ook invloed op hoe VpG Techniek nu beslissingen neemt.

‍

“We zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. We toetsen beter wat de business nodig heeft en onderbouwen keuzes zorgvuldiger.”

‍

Zonder externe hulp was dit tempo waarschijnlijk niet haalbaar geweest.

‍

“Gezien de tijdsdruk en onze beperkte interne capaciteit hadden we dit nooit zelf op deze termijn kunnen doen.” — Bianca Klerk

‍

Sta je voor een vergelijkbare keuze?

Als een belangrijke softwarekeuze niet kan wachten, is het prettig als iemand even met je meekijkt. Iemand zonder verkooppraatjes, maar met ervaring.

Proposo verbindt organisaties met onafhankelijke experts die helpen om keuzes rustig, scherp en onderbouwd te maken — ook als de tijd dringt. Ontdek hoe een expert van Proposo jouw organisatie naar het volgende niveau kan tillen. Mail ons op dennis@proposo.com of bel naar 06 26 38 48 15.

‍