‘We kregen een professionele consultant waar we als klein bedrijf anders nooit toegang tot hadden gehad’

‍

Eerst de spelregels uitschrijven

Hans wilde eerst de bestaande situatie in kaart brengen. Immers: hoe beter het proces, de eisen en de wensen uitgeschreven zijn, des te makkelijker de vervolgstappen genomen kunnen worden. Hij stelde vragen als ‘wat zijn nu jullie logistieke transacties? Hoeveel shipping heb je en hoe belangrijk is dat in jouw proces? Wat doe je allemaal in Excel en wat wil je allemaal loslaten? In drie sessies, verspreid over drie middagen, heeft Hans bij Pim en Alex alle ‘requirements’ in kaart gebracht. Met die informatie is hij vervolgens aan de slag gegaan. Het eindproduct was een document met een omschrijving van alle processen en Co&Co’s eigen wensen, zonder rekening te houden met de mogelijkheden en beperkingen van specifieke leveranciers.

Gedurende het proces bleek dat het vooral op boekhoudkundig gebied tijd was voor de volgende stap. Naast de logistiek heeft Hans samen met Pim en Alex daarom ook het financiële systeem volledig in kaart gebracht. Ook voor dit onderdeel ontwierp Hans een functioneel document waarmee Co&Co zelf de uitvraag bij leveranciers kunnen oppakken.

‍

Geen ingewikkeld verhaal

Terugkijkend is Alex vooral blij dat het geen ingewikkeld verhaal is geworden, maar dat Hans zich juist heeft ingezet om het geheel duidelijk uit te leggen en simpel te verwoorden. Het resultaat is een helder verhaal waar in zo’n 20 pagina’s alle relevante informatie helder omschreven staat. Co&Co is blij dat ze gekozen hebben voor een onafhankelijke specialist die met een objectieve blik naar de situatie gekeken heeft. Over de samenwerking met Proposo zegt Alex:

‘‘Ik had wel met administratiekantoren kunnen praten, maar dat had me veel meer tijd gekost en velen van hen zouden in hun eigen straatje praten. Tijdens de gesprekken met Hans kwamen bovendien ook andere zaken naar boven. Bijvoorbeeld dat we onze bedrijfsstructuur moeten veranderen, omdat de administratieve processen van verschillende bedrijfsonderdelen heel anders werken. Zo hebben we als groothandel een andere aanpak dan als producent. Met hulp van Proposo zijn we lekker met onze neus op de feiten gedrukt en hebben we nogmaals bevestiging gekregen van dingen die we eigenlijk al wisten. Als we in de toekomst weer met zo’n vraagstuk vraagstuk te maken krijgen bel ik Proposo. Zeker weten.’’

‍

Proposo x Co&Co in hoofdlijnen:

• Selecteren en benaderen van de juiste onafhankelijk professional
• In kaart brengen en vastleggen van processen
• Creëren van een functioneel ontwerp voor zowel logistieke en financiële processen
• Opstellen van een draaiboek waarmee Alex zijn vrijheid terugkrijgt

‍

Samen slimmer

Onze aanpak heeft ertoe geleid dat Co&Co de juiste handvatten heeft om de volgende stap te maken. Samen hebben we de gewenste functionaliteiten van een ERP- en boekhoudsysteem in kaart gebracht. Dit document kunnen ze zelf voorleggen aan verschillende leveranciers en gebruiken om heel specifiek te controleren welke partijen voor hen geschikt zijn.

Wil jij ook de regie nemen over de toekomst van je bedrijf? Of wil je gewoon eens praten over een vraagstuk en ben je benieuwd hoe wij je daarmee kunnen helpen? Mail ons op dennis@proposo.com of bel naar 06 26 38 48 15. Samen zijn we Slimmer en daarom denken we graag met je mee!

‍