De vragen die je leverancier je nooit stelt
Een leveranciersdemo laat zien wat de software kan. Maar wie stelt de vragen die jou later nachtmerries bezorgen? Dit zijn de tien die je zelf moet stellen.
Je zit in de demo. De software ziet er goed uit. De verkoper is vriendelijk, de presentatie is strak, en de voorbeelddata lijkt precies op jouw branche. Na afloop denk je: dit zou kunnen werken.
Wat je nog niet weet, is wat je niet hebt gezien. De demo is klaargezet voor een optimale indruk. Dat is geen bedrog, het is gewoon hoe verkopen werkt. Maar het betekent dat de vragen die jou later nachtmerries bezorgen, niet gesteld zijn. Niet door de verkoper. En vaak ook niet door jou.
Dat is het probleem. Niet de leverancier, maar het gesprek dat niet gevoerd wordt.
Jij hebt de Software Gereedheidscheck ingevuld. Je scoorde “beperkt risico” of "Klaar om te kiezen". Dat is goed nieuws: je hebt al nagedacht over je situatie. Maar “beperkt risico” betekent niet “nul risico”. De grootste risico’s zitten in de details die pas achteraf naar boven komen.
Hier zijn de tien vragen die je leverancier niet uit zichzelf stelt. Neem ze mee naar je volgende demo.
De tien vragen die je zelf moet stellen
1. Wat gebeurt er met mijn huidige data?
Datamigratie is een van de meest onderschatte onderdelen van een softwarewisseling. Vraag: wie is verantwoordelijk voor de migratie, wat kost het, en wat is er niet migreerbaar? Laat je niet afschepen met “dat regelen we wel”. Leg het vast, inclusief wat er gebeurt als de migratie mislukt of data verloren gaat.
2. Welke koppelingen zijn niet standaard?
Elke koppeling die niet standaard in het pakket zit, is een apart project met een apart prijskaartje. Vraag welke integraties je nodig hebt — met je webshop, je boekhoudsoftware, je logistieke systeem — en hoeveel die elk kosten. “Dat is mogelijk” is geen antwoord. “Dat kost €8.000 en zes weken” is een antwoord.
3. Wat als we over twee jaar willen switchen?
Geen enkel software-contract is voor altijd. Vraag hoe je dan uit het systeem komt: kun je je data exporteren in een bruikbaar formaat? Wie heeft toegang tot wat? Wat is de opzegtermijn? De leverancier die hier vaag over blijft, weet dat de antwoorden je zouden afschrikken.
4. Wie beheert dit als mijn interne man weggaat?
Veel bedrijven hebben één persoon die “het systeem kent”. Als die vertrekt, staat de rest stil. Vraag wat er nodig is om het systeem te beheren, hoeveel uur per week dat kost, en of de leverancier beheer overneemt — en tegen welke prijs. Dit is een vraag die verkopers zelden zelf stellen, omdat het antwoord de deal ingewikkelder maakt.
“Wij hadden onze systeembeheerder zeven jaar in huis. Toen hij vertrok, bleek niemand anders te weten hoe de koppelingen werkten. We hebben drie maanden stilstand gehad.”
5. Hoe realistisch is de implementatietijdlijn?
Een implementatie van zes maanden die uitloopt naar achttien maanden is geen uitzondering, het is bijna de norm. Vraag naar referenties waarbij de tijdlijn wél gehaald is. En vraag wat er in het contract staat als de leverancier de deadline niet haalt. Als er niets staat, weet je genoeg.
