Hoe voorkom ik dat ik de verkeerde software kies?
Een verkeerde softwarekeuze kost een MKB-bedrijf al snel €50.000 en een jaar frustratie. Dit zijn de 5 fouten die eraan voorafgaan, en hoe je ze voorkomt.
In dit artikel:
De verkeerde software kiezen voorkom je niet door meer pakketten te vergelijken. Je voorkomt het door eerst je eigen vraag scherp te krijgen. Wie zijn proces, zijn mensen en zijn doel helder heeft vóór het eerste leveranciersgesprek, maakt zelden een misser.
Klinkt simpel. Toch gaat het in de praktijk vaak precies andersom.
Waarom kiezen zoveel ondernemers verkeerd?
Je typt "beste ERP voor MKB" in en krijgt tientallen partijen die allemaal hetzelfde zeggen: wij zijn voor jou de beste keuze. Iedere website belooft een soepele implementatie. Iedere demo werkt vlekkeloos.
Hoe meer je je verdiept, hoe minder je weet. Dat is geen toeval. Het softwareaanbod is zo ingericht dat jij als ondernemer afhankelijk wordt van mensen die iets willen verkopen. Een leverancier kan oprecht zijn best doen, maar hij kan nooit onafhankelijk adviseren over zijn eigen pakket.
En de inzet is fors. Een mislukte softwarekeuze bij een bedrijf van 50 tot 100 medewerkers kost in de praktijk al snel €50.000 tot €150.000. Aan licenties, implementatie-uren en het werk dat blijft liggen. De frustratie op de werkvloer krijg je er gratis bij.
De 5 fouten die aan een verkeerde keuze voorafgaan
In de trajecten die wij begeleiden zien we steeds dezelfde patronen terug. Niet één keer, maar keer op keer.
Fout 1: je begint bij pakketten in plaats van bij je proces. Wie eerst demo's kijkt, laat de software bepalen wat belangrijk is. De juiste volgorde is omgekeerd: eerst opschrijven welk probleem opgelost moet worden, dan pas kijken wat daarbij past.
Fout 2: de demo wordt je beslisdocument. Een demo toont het pakket op zijn best, met schone data en een geoefende verkoper. Jouw bedrijf heeft 15 jaar oude artikeldata en mensen die geen tijd hebben voor trainingen. Dat verschil zie je in geen enkele demo.
Fout 3: je laat de leverancier de vraag formuleren. "Wat heeft u nodig?" klinkt behulpzaam. Maar wie de vraag formuleert, stuurt het antwoord. Voor je het weet vergelijk je 3 pakketten op criteria die de eerste verkoper heeft bedacht.
Fout 4: de werkvloer schuift pas aan na de handtekening. Jij kunt een systeem kopen, maar je kunt het gebruik niet afdwingen. Als je magazijnmensen het systeem omslachtig vinden, verzinnen ze binnen 3 maanden hun eigen werkwijze eromheen. Dan is je investering niets waard.
Fout 5: "niets doen" staat niet op je lijst. Soms is de conclusie dat je helemaal geen nieuw systeem nodig hebt, maar een beter proces. Wie die optie niet serieus onderzoekt, kan niet eerlijk kiezen.
"In 9 van de 10 gesprekken na een mislukte keuze hoor ik hetzelfde verhaal: de demo was prachtig, het gevoel was goed, maar niemand had op papier staan wat het bedrijf eigenlijk nodig had. Dan koop je geen software, dan koop je een gedoe."
