PSA-software vs CRM en ERP: het echte verschil
In dit artikel lees je wat PSA is, voor wie het bedoeld is, welke systemen er zijn en hoe PSA zich écht verhoudt tot CRM en ERP, op een manier die aansluit bij hoe MKB-dienstverleners werken.
De meeste MKB-dienstverleners lopen niet vast op te weinig klanten. Dat deel krijgen ze meestal wel voor elkaar. Waar het misgaat, is daarna: projecten die uitlopen, een planning die elke week verandert, uren die nergens meer lijken te kloppen en winst die achteraf lager uitvalt dan verwacht. Het zijn geen uitzonderingen, maar herkenbare frustraties in bedrijven die leven van kennis en tijd.
Toch grijpen veel ondernemers als eerste naar een CRM of ERP zodra ze voelen dat “het tijd wordt voor een beter systeem”. Een logische reflex, maar vaak niet de juiste. Voor veel dienstverlenende MKB-bedrijven bestaat er namelijk nog een derde categorie software die veel beter aansluit op de werkelijkheid van hun dagelijkse werk: PSA-software.
1. Wat is PSA-software?
PSA staat voor Professional Services Automation. De naam klinkt misschien groot, maar de functie is juist heel praktisch: PSA is het centrale systeem waarmee dienstverlenende bedrijven hun projecten, mensen, tijd en marges aansturen. Je kunt het zien als de cockpit van je dienstverlening. Alles wat gebeurt tussen “opdracht gestart” en “factuur betaald” komt samen in één omgeving:
- Projecten aanmaken en structureren
- Planning en capaciteit van medewerkers
- Urenregistratie en declarabiliteit
- Budgetten, voortgang en marges
- Facturatie op basis van werkelijke inzet
- Rapportages voor inzicht en sturing
Het belangrijkste verschil met andere systemen is simpel: PSA is volledig gebouwd rondom tijd, mensen en dienstverlening. Geen voorraad, geen logistiek, geen productstromen. Alleen datgene waar dienstverlenende bedrijven van afhankelijk zijn: uren, expertise, bezetting en winstgevendheid.
2. Voor wie is PSA bedoeld?
PSA is geschikt voor organisaties die werk leveren in plaats van fysieke producten.
Denk aan:
- IT-dienstverleners en softwarebedrijven
- Marketing- en digital agencies
- Consultancy- en adviesbureaus
- Ingenieurs- en architectenbureaus
- Accountants en financiële dienstverleners
- MSP’s en technische dienstverleners
Daarnaast zie je PSA steeds vaker bij hybride MKB-organisaties die zowel producten als projecten leveren, zoals installatiebedrijven, bouwgerelateerde bedrijven en groothandels met service- en projectteams.
Dit zijn herkenbare signalen dat een PSA past:
- Meerdere projecten lopen parallel
- Medewerkers moeten uren schrijven
- Planning en capaciteit schuiven continu
- Excel is uitgegroeid tot een noodverband
- Winst wordt pas achteraf zichtbaar
- Teams missen overzicht en voorspelbaarheid
In die situaties is PSA geen “extra tool”, maar het fundament onder de bedrijfsvoering.
3. Twaalf relevante PSA-systemen voor Nederlandse MKB-bedrijven
Niet elk systeem past bij elke organisatie. Hieronder vind je een overzicht van 12 PSA-oplossingen die relevant zijn voor MKB bedrijven in Nederland, van bureaus en consultancy tot IT en technische dienstverleners.
1. Simplicate
Alles-in-één oplossing voor zakelijke dienstverleners: CRM, sales, projecten, uren, planning en facturatie. Vooral geschikt voor organisaties die één centrale omgeving willen zonder losse tools.
2. Exact Online Projecten / Exact PSA
Logische uitbreiding voor bedrijven die al met Exact werken. Combineert projectadministratie, uren, budgetten en facturatie direct met de financiële administratie.
3. AFAS Projects
Past bij organisaties die al meerdere processen (HR, finance, CRM) in AFAS hebben. Biedt projectsturing, planning, uren en nacalculatie binnen één geïntegreerd platform.
4. Gripp
Populair bij agencies, marketingbureaus en zakelijke dienstverleners. Combineert offertes, projecten, uren en facturen met veel aandacht voor praktische workflows.
5. Teamleader Orbit
Gemaakt voor groeiende agencies en IT-teams. Sterk in capaciteit, projectmarges en rapportages. Geschikt voor organisaties met meerdere teams of complexe planning.
6. Timewax
Specialist in resourceplanning. Ideaal als de grootste uitdaging ligt in “wie werkt wanneer aan welk project?”. Biedt visuele planners en koppelingen met agenda’s zoals Outlook en Teams.
7. PSOhub
Voor organisaties die HubSpot gebruiken en daar projectbeheer, contracten, tijd en facturatie logisch op willen laten aansluiten. Voelt als een natuurlijk vervolg op HubSpot CRM.
8. SimPRO
Ontwikkeld voor technische dienstverleners en installatiebedrijven. Combineert werkbonnen, serviceplanning, projecten, materialen en facturatie in één systeem.
9. Moco
Toegankelijke cloudoplossing voor bureaus en projectorganisaties die eenvoud zoeken. Richt zich op projectresultaat, uren, facturatie en planning zonder overbodige modules.
10. Harvest
Lichtgewicht oplossing voor tijdregistratie, projectbudgetten en facturatie. Ideaal als eerste stap voor bedrijven die willen professionaliseren zonder direct een zwaar systeem in te zetten.
11. Workday PSA
Enterprise-oplossing voor grotere professionele dienstverleners. Krachtig en compleet, maar vaak te omvangrijk voor klassiek Nederlands MKB. Relevanter als referentie dan als standaardkeuze.
12. Inserve
Nederlandse PSA- en serviceoplossing voor IT-dienstverleners en MSP’s. Combineert projecten, tickets, contracten, tijd en facturatie met koppelingen richting o.a. Exact Online.
