Wanneer is Excel niet meer genoeg? 5 signalen (en 2 redenen om te blijven)
Wanneer is Excel niet meer genoeg voor je bedrijf? 5 signalen dat je toe bent aan bedrijfssoftware, en 2 redenen om juist bij Excel te blijven.
In dit artikel:
Excel is niet meer genoeg zodra meerdere mensen tegelijk met dezelfde gegevens werken, fouten direct geld kosten en niemand zeker weet welke versie klopt. Maar let op: lang niet elk bedrijf hoeft over te stappen. Soms is Excel nog steeds de slimste keuze.
Het bestand dat je bedrijf draaiende houdt
Het is donderdagmiddag. Je vraagt om de actuele voorraadlijst. Je krijgt er drie terug: voorraad_v12.xlsx, voorraad_v12_NIEUW.xlsx en voorraad_DEF_echt.xlsx. Niemand durft met zekerheid te zeggen welke klopt.
Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Bij de meeste bedrijven tussen de 20 en 200 medewerkers die wij spreken, draait minstens één kernproces volledig op Excel. Vaak gebouwd door iemand die er allang niet meer werkt.
Dat is geen schande. Excel heeft je bedrijf jarenlang prima gediend. De vraag is alleen: doet het dat nog steeds?
Wat softwareleveranciers je niet vertellen
Drie dingen die je in geen enkele demo hoort:
Software lost een rommelig proces niet op. Het maakt de rommel alleen duurder. Wie chaos in Excel heeft, krijgt chaos in een systeem van tienduizenden euro's.
De Excel-gewoontes verhuizen mee. We zien het keer op keer: het nieuwe systeem draait, en binnen drie maanden ontstaan er weer schaduwlijstjes in Excel. Omdat niemand de echte oorzaak heeft aangepakt.
Soms is Excel gewoon het juiste antwoord. Een leverancier zal dit nooit zeggen, want hij verdient niets aan jouw Excel. Wij verdienen niets aan een pakket, dus wij zeggen het wel.
Hieronder de vijf signalen waarop je dit eerlijk kunt toetsen.
Signaal 1: Niemand weet welke versie de waarheid is
Zodra meer dan 3 mensen in hetzelfde bestand werken, ontstaan er kopieën. Iedereen werkt met goede bedoelingen in zijn eigen versie. En elke versie wijkt een beetje af.
Het gevolg: vergaderingen gaan niet over de cijfers, maar over wélke cijfers kloppen. Dat is verloren tijd, elke week opnieuw.
Signaal 2: Eén persoon snapt het bestand
In veel bedrijven is er één collega die "het bestand" beheert. Zij kent de formules, de verborgen tabbladen, de uitzonderingen.
Stel jezelf één vraag: wat gebeurt er als zij 3 weken uitvalt? Als het antwoord is "dan hebben we een probleem", dan heb je dat probleem nu al. Het is alleen nog niet zichtbaar.
Signaal 3: Je typt hetzelfde getal drie keer over
Een order komt binnen per mail. Iemand typt hem over in de planning. Daarna nog een keer in het factuurprogramma. Drie keer hetzelfde getal, drie kansen op een fout.
Reken het eens na: 2 medewerkers die elk 4 uur per week overtypen en controleren, kosten je al snel €15.000 per jaar. Dat is de onzichtbare licentieprijs van Excel.
Signaal 4: Je klant merkt de fout eerder dan jij
Een verkeerde levertijd doorgegeven. Een oude prijs op de offerte. Een order die dubbel is ingepland.
Zolang fouten intern blijven, kosten ze tijd. Zodra klanten ze opmerken, kosten ze vertrouwen. En vertrouwen win je in jouw sector niet terug met een korting.
Signaal 5: Beslissingen wachten op het overzicht
Je wilt weten hoe de maand loopt, maar "het overzicht" is pas de 20e klaar. Dus beslis je op gevoel, of je beslist niet.
Dit is het duurste signaal van de vijf. Niet omdat het direct geld kost, maar omdat het je laat sturen op een achteruitkijkspiegel van drie weken oud.
