Hoe voorkom ik dat ik de verkeerde software kies?

De verkeerde software kiezen voorkom je niet door meer pakketten te vergelijken. Je voorkomt het door je eigen meetlat neer te leggen voordat de eerste leverancier binnenkomt. Wie dat overslaat, beoordeelt straks elk voorstel langs criteria die iemand anders heeft bedacht.

Dit artikel is voor de ondernemer die nog niet getekend heeft. Weet je al in welke richting je zoekt, dan kun je meteen door naar het overzicht voor ERP, CRM of WMS.

Waarom kiezen zoveel ondernemers verkeerd?

Omdat het aanbod zo is ingericht dat verdieping je onzekerder maakt, niet zekerder.

Je typt "beste ERP voor MKB" in en krijgt tientallen partijen die allemaal hetzelfde zeggen: wij zijn voor jou de beste keuze. Iedere website belooft een soepele invoering. Iedere demo werkt vlekkeloos. Hoe langer je zoekt, hoe minder houvast je hebt.

Dat is geen toeval. Een leverancier kan oprecht zijn best doen en toch nooit onafhankelijk adviseren over zijn eigen pakket. Zo werkt zijn verdienmodel niet.

En de inzet is fors. Wat ik in mijn eigen trajecten zie bij bedrijven van 50 tot 100 medewerkers: een keuze die niet past, kost al gauw €50.000 tot €150.000 voordat iemand hardop zegt dat het niet werkt. Aan licenties, aan invoeringsuren, en aan het werk dat ondertussen blijft liggen. De frustratie op de werkvloer komt daar bovenop.

De 5 fouten die aan een verkeerde keuze voorafgaan

In de trajecten die wij begeleiden komen steeds dezelfde vijf patronen terug.

Fout 1: je begint bij pakketten in plaats van bij je proces. Wie eerst demo's kijkt, laat de software bepalen wat belangrijk is. De juiste volgorde is omgekeerd: eerst opschrijven welk probleem opgelost moet worden, dan pas kijken wat daarbij past.

Fout 2: de demo wordt je beslisdocument. Een demo toont het pakket op zijn best, met schone data en een geoefende verkoper. Jouw bedrijf heeft 15 jaar oude artikeldata en mensen die geen tijd hebben voor training. Dat verschil zie je in geen enkele demo.

Fout 3: de eerste leverancier bepaalt waarop je vergelijkt. Dit is de fout die de andere vier voedt, en hij verdient een eigen uitleg. Zie de volgende sectie.

Fout 4: de werkvloer schuift pas aan na de handtekening. Je kunt een systeem kopen, maar je kunt het gebruik niet afdwingen. Vinden je magazijnmensen het omslachtig, dan verzinnen ze binnen 3 maanden hun eigen werkwijze eromheen. Je investering is dan niets waard.

Fout 5: "niets doen" staat niet op je lijst. Soms is de conclusie dat je geen nieuw systeem nodig hebt maar een beter proces. Wanneer dat het geval is, staat beschreven in wanneer je probleem geen softwareprobleem is. Wie die optie niet serieus onderzoekt, kan niet eerlijk kiezen.

De eerste-meetlat: wie het kader zet, wint de selectie

De partij die als eerste beschrijft waarop je moet letten, bepaalt de uitkomst van je hele selectie.

Noem het de eerste-meetlat. Het werkt zo: de eerste leverancier komt binnen met een overtuigende demo en een verhaal over wat er belangrijk is in jouw situatie. Vanaf dat moment leg je elke volgende partij naast díe meetlat. Niet naast je eigen bedrijfssituatie, maar naast de criteria die de eerste partij heeft neergezet.

Dit is geen manipulatie. Het is gewoon hoe vergelijken werkt bij mensen. Je hebt een referentiepunt nodig, en het eerste dat je krijgt aangereikt wordt het referentiepunt.

Het gevolg zie je pas maanden later. Je hebt drie partijen netjes vergeleken, je hebt een gestructureerde keuze gemaakt, en toch blijkt het pakket het kernprobleem nooit te hebben opgelost. Omdat de vraag die je stelde niet de vraag was die je had moeten stellen.

Dat is ook wat ik het vaakst tegenkom bij een Second Opinion: ondernemers die al drie demo's achter de rug hebben en pas dan ontdekken dat hun beoordelingskader van buiten kwam.

"Ik vraag altijd waar die eisenlijst vandaan komt. In veel gevallen blijkt hij te zijn opgesteld ná het eerste leveranciersgesprek. Dan ben je niet aan het selecteren, dan ben je aan het bevestigen."