Geschreven door:

Waarom softwareprojecten mislukken vóór de eerste demo

De meeste softwareprojecten lopen al mis in het voortraject. Vier oorzaken die je kunt zien aankomen, en wat je eraan doet vóór de eerste leverancier belt.

In dit artikel:

De eerste leverancier heeft nog niet eens gebeld. Er ligt nog geen shortlist op tafel. En toch is op dit moment, in dit voortraject, al grotendeels beslist of het project goed gaat aflopen.

Dat is een ongemakkelijke gedachte. Maar het is wat ik keer op keer zie.

De meeste ondernemers denken dat een softwareproject misgaat tijdens de implementatie: als er iets technisch verkeerd gaat, als de leverancier een belofte niet nakomt, als de planning uitloopt. Dat klopt soms. Maar als ik terugkijk op trajecten die moeizaam verliepen, ligt de oorzaak bijna altijd eerder. Vóór de eerste demo. Vóór de eerste offerteaanvraag. Soms vóór de eerste interne vergadering.

Hieronder bespreek ik de vier meest voorkomende oorzaken, en wat je er al in het voortraject aan kunt doen.

De vraag is nog niet gestold

De meeste ondernemers starten een softwaretraject met een symptoom, niet met een vraag. „Onze planning klopt nooit.” „Onze voorraad is een chaos.” „We verliezen te veel omzet aan administratie.” Dat zijn signalen, geen selectiecriteria.

En dat is precies waarom ze vervolgens in gesprek gaan met leveranciers die wél klare taal spreken. Want een verkoopgesprek begint altijd met de belofte van een antwoord, ook als de vraag nog niet helder is.

Het gevolg: de ondernemer beoordeelt pakketten op basis van criteria die de leverancier heeft neergezet, niet op basis van zijn eigen situatie. De demo is indrukwekkend. De features zijn aansprekend. En pas zes maanden later, als de licentie al betaald is, blijkt dat het pakket het kernprobleem nooit ging oplossen.

Wat je nodig hebt, is een scherpe vraagformulering vóórdat de eerste leverancier binnenkomt. Welk probleem lossen we op? Hoe meten we of dat gelukt is? Wat verandert er voor wie, en wie moet dat willen?

De organisatie is er nog niet klaar voor

Software selecteren is niet hetzelfde als software implementeren. Toch behandelen de meeste bedrijven het als één doorlopend proces.

Het resultaat is een selectie die klopt op papier, maar intern nooit gedragen wordt. De afdeling die dagelijks met het pakket werkt, is niet betrokken bij de keuze. De proceseigenaar die de operatie runt, heeft nooit naar een demo kunnen kijken. En wie er intern verantwoordelijk wordt voor de implementatie, dat weet eigenlijk niemand.

„We hadden een uitstekend pakket gekozen. Maar we hadden verzuimd om onze teamleiders er vroeg bij te betrekken. Op de eerste trainingsdag kwamen er bezwaren die we nooit eerder gehoord hadden, en die eigenlijk doorslaggevend hadden moeten zijn.”
Joost van der Berg, directeur bij een Brabantse machinebouwer met 65 medewerkers

Intern draagvlak is geen formaliteit. Het is een randvoorwaarde, en die bouw je op voordat je met leveranciers praat, niet erna.

De verkeerde partij is als eerste binnengekomen

Er is een subtiele maar bepalende wet in softwareselectie: wie als eerste een kader neerzet, bepaalt de rest van het gesprek.

Als de eerste leverancier binnenkomt met een overtuigende demo, worden alle volgende partijen onbewust langs díe meetlat gelegd. Niet langs jouw bedrijfssituatie, niet langs je eigen criteria, maar langs de criteria die de eerste partij heeft neergezet.

Dit is geen bewuste manipulatie. Het is gewoon hoe vergelijkingen werken. Maar het maakt een wezenlijk verschil of je begint met een leveranciersdemo of met een onafhankelijk kader: een kader dat beschrijft wat jij nodig hebt, en waaraan je daarna pas beoordeelt.

We zien dit regelmatig in een Second Opinion-traject: ondernemers die al drie demo’s hebben gezien en dan ontdekken dat de vraag die ze hadden gesteld, niet de vraag was die ze hadden moeten stellen.

Heb je de Software Gereedheidscheck al ingevuld? Dat is precies wat hij doet: helpen bepalen waar je nu staat, vóórdat je de deur openzet voor leveranciers. Doe de check via check.proposo.com.

De binnenkant is nooit bekeken

Een softwareproject heeft altijd twee kanten: de buitenkant (pakketten, leveranciers, licenties, prijzen) en de binnenkant (processen, mensen, data, bestaande systemen). De binnenkant wordt bijna altijd onderschat.

Wat zijn de huidige processen, en welke zijn goed genoeg om te behouden? Welke data neem je mee naar het nieuwe systeem, en in welke staat is die? Welke koppelingen moeten er komen met andere software? Wie is eigenaar van welk onderdeel van de implementatie, en heeft diegene daar ook tijd voor?

Een Twentse groothandel in technische onderdelen die ik begeleidde, had een uitstekend pakket gekozen. Maar toen we in de voorbereidingsfase de data gingen bekijken, bleken artikelnummers over drie systemen verspreid te staan, zonder eenduidige structuur. Dat kostte twee extra maanden. Niet omdat het pakket niet deugde, maar omdat de binnenkant nooit was doorgelicht.

Voorbereiding is geen bureaucratie. Het is de investering die later tijd bespaart.

Wat helpt: gereed zijn vóórdat je begint

De rode draad is niet dat software kiezen moeilijk is. Het is dat de meeste bedrijven beginnen op het moment dat ze er nog niet klaar voor zijn.

Niet qua budget. Niet qua ambitie. Maar qua gereedheid: de vraag is nog niet gestold, de organisatie is nog niet meegenomen, het kader ontbreekt, de binnenkant is onbekend. En zo wandelt de eerste leverancier die belt, de selectie in.

Herken je dit patroon in je eigen voorbereiding? Dan is nu het goede moment om een stap terug te doen.

Ik kijk graag 30 minuten met je mee. Geen verkoopgesprek, geen offerte-trechter. Gewoon een eerlijk gesprek over waar je nu staat, wat er klaar is en wat niet, en wat je eerste verstandige stap is.

Krijg onafhankelijk advies

Gratis · 30 minuten · Direct in mijn agenda

We ontvangen geen commissies van leveranciers. Je spreekt direct met mij, geen accountmanager, geen intake-formulier. Als blijkt dat jouw vraag ergens anders beter past, zeg ik dat in datzelfde gesprek.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of wij in dit patroon zitten?

Kijk naar hoe jullie de voorbereiding zijn begonnen. Als de eerste concrete stap een afspraak met een leverancier was, eerder dan een interne sessie over wat jullie eigenlijk nodig hebben, dan is de kans groot dat één of meer van de vier oorzaken al aanwezig zijn. De Software Gereedheidscheck (check.proposo.com) helpt je dat snel in kaart te brengen.

We zitten al midden in een selectietraject. Is het nog zinvol?

Ja. Twee van de vier oorzaken kun je ook halverwege nog corrigeren: intern draagvlak opbouwen en de binnenkant alsnog doorlichten. De vraagformulering aanscherpen is lastiger zodra een leverancier al dominant in het gesprek zit, maar ook dat is niet onmogelijk. Neem contact op als je wilt sparren over waar je nu staat.

Wat als we al een keuze hebben gemaakt en twijfelen achteraf?

Dan is een Second Opinion de meest directe stap: een onafhankelijke beoordeling van een lopende of geplande softwarekeuze, zonder binding aan een leverancier. Meer over de Second Opinion

Hoe weet ik dat jullie écht aan mijn kant staan?

We ontvangen nooit commissies of vergoedingen van softwareleveranciers. Bij een selectietraject zetten we altijd domein-experts in zonder pakketbinding. En als Proposo niet de juiste partij is voor jouw vraag, zeg ik dat in het eerste gesprek, met de tip waar je dan wél terecht kunt. Dat staat niet in de kleine lettertjes; dat is gewoon hoe we werken.

Hoe begin ik?

Boek direct een belafspraak met mij. Geen voorbereiding nodig. Vertel me waar je nu staat, en ik help je bepalen wat de eerste verstandige stap is.

Krijg onafhankelijk advies of neem contact op.

Vorig bericht

Geschreven door:

Software Gereedheidscheck

Volgend bericht